Laporan Magang: Mengisi Bab 3 Saat Kerjaannya Sepele

Orang mencari contoh laporan magang mahasiswa bukan karena tidak tahu susunan babnya. Susunannya hampir selalu sama dan sudah ada di pedoman kampus. Yang bikin macet adalah Bab 3, bagian pelaksanaan kegiatan, ketika pekerjaan harianmu cuma memindahkan data, membalas pesan masuk, atau merapikan berkas. Bab itu minta sepuluh halaman, dan kamu merasa punya setengah halaman. Masalahnya bukan pekerjaanmu kurang, tapi kamu menulis pekerjaannya saja, bukan prosesnya.

#Kenapa mencari contoh di internet sering memperburuk

Laporan magang punya satu sifat yang berbeda dari tugas lain: formatnya ditentukan pedoman prodi, bukan konvensi umum. Jumlah bab, isi tiap bab, sistematika penomoran, cara menulis daftar pustaka, bahkan apakah ada Bab 4 atau Bab 3 yang langsung disusul kesimpulan, semuanya bisa berbeda antar prodi di kampus yang sama.

Jadi contoh dari internet berguna untuk satu hal saja, yaitu melihat seberapa dalam uraian yang diharapkan. Begitu kamu mulai menyalin struktur babnya, kamu berjudi pada pedoman kampus lain. Revisi karena salah struktur jauh lebih mahal daripada revisi karena isinya kurang dalam, karena salah struktur berarti menulis ulang.

Urutan yang benar: ambil pedoman prodimu, baca sampai habis termasuk lampiran, catat semua yang bersifat wajib, baru cari contoh untuk melihat kedalaman uraian.

#Bab 3 itu tentang proses, bukan tentang prestasi

Penilai Bab 3 tidak mencari bukti bahwa kamu mengerjakan hal besar. Yang dicari adalah bukti kamu memahami bagaimana satu pekerjaan berjalan di organisasi nyata: dari mana datangnya, apa yang kamu lakukan, ke mana hasilnya pergi, dan apa yang terjadi kalau ada yang salah.

Pekerjaan merekap data, dibaca dengan kacamata itu, punya banyak yang bisa diuraikan. Dari mana datanya datang, kenapa formatnya begitu, siapa yang memakai hasilnya, apa yang terjadi kalau ada baris yang kosong, dan kenapa prosedurnya tidak disederhanakan. Lima pertanyaan itu bisa menjadi lima subbab yang isinya nyata.

Pola yang berguna untuk tiap kegiatan yang kamu tulis:

Konteks. Pekerjaan ini bagian dari proses apa yang lebih besar.
Masukan. Apa yang kamu terima, dari siapa, dalam bentuk apa, seberapa sering.
Langkah. Apa yang kamu kerjakan, urut, termasuk alat atau aplikasi yang dipakai.
Keluaran. Hasilnya seperti apa dan siapa yang memakainya setelah itu.
Pemeriksaan. Bagaimana kamu atau orang lain memastikan hasilnya benar.
Catatan. Hal yang kamu amati, misalnya langkah yang berulang atau sumber kesalahan yang sering muncul.

Satu kegiatan ditulis dengan enam titik itu biasanya menghasilkan satu sampai dua halaman tanpa mengarang apa pun. Tiga kegiatan utama sudah cukup untuk Bab 3 yang padat.

#Mengubah catatan harian jadi kalimat laporan

Di sini letak kerjanya. Catatan harian ditulis untuk diri sendiri, jadi singkat dan tanpa konteks. Kalimat laporan harus bisa dipahami orang yang tidak pernah ke tempat magangmu.

Catatan harian	Kalimat laporan
Input data penjualan	Memasukkan data penjualan harian dari rekap kasir ke berkas pelaporan bulanan, rata-rata 180 baris per hari, dengan pemeriksaan ulang pada kolom jumlah dan tanggal sebelum berkas dikirim ke bagian keuangan
Bantu balas chat	Menjawab pertanyaan masuk di kanal layanan pelanggan menggunakan daftar jawaban baku, dan meneruskan pertanyaan di luar daftar ke staf senior dengan ringkasan satu baris
Rapikan arsip	Menyusun ulang arsip dokumen tahun berjalan menurut bulan dan jenis dokumen, serta membuat daftar indeks agar pencarian tidak perlu membuka seluruh boks
Ikut rapat mingguan	Mengikuti rapat koordinasi mingguan tim operasional, mencatat butir keputusan, dan menyusun ringkasan yang dibagikan ke anggota tim yang tidak hadir

Perhatikan apa yang ditambahkan di kolom kanan: angka, sumber, tujuan, dan cara memastikan hasilnya benar. Tidak ada yang dibesar-besarkan. Yang terjadi hanyalah konteks yang tadinya ada di kepalamu sekarang ditulis.

Kalau catatan harianmu terlalu tipis untuk diperlakukan seperti ini, itu akibat dari logbook yang diisi sekali di akhir. Selagi masih magang, tambahkan satu kolom di logbookmu: untuk siapa hasil ini. Kolom itu yang nanti paling menyelamatkan Bab 3. Kebiasaan mencatat yang bisa dipakai lagi dibahas di cara membuat catatan kuliah yang efektif.

#Tiga cara menaikkan bobot tanpa mengarang

Pertama, naikkan satu tingkat ke atas. Jangan berhenti pada tugasmu, jelaskan proses induknya. Merekap data penjualan adalah bagian dari siklus pelaporan bulanan, dan menjelaskan siklus itu sah karena kamu memang melihatnya dari dalam.

Kedua, masukkan angka yang kamu benar-benar tahu. Jumlah baris, jumlah dokumen, jumlah pesan per hari, berapa lama satu siklus. Angka membuat uraian terasa nyata dan membedakan laporanmu dari laporan yang bisa ditulis tanpa pernah datang ke sana.

Ketiga, gambarkan alurnya. Satu bagan alur sederhana dari masukan sampai keluaran sering lebih dihargai daripada tiga paragraf tambahan, dan membuatnya memaksa kamu memahami prosesnya dengan benar.

Yang tidak boleh kamu lakukan: mengarang data perusahaan, menyalin struktur organisasi dari situs lain, atau menuliskan analisis yang tidak kamu kerjakan. Penguji yang bertanya satu lapis lebih dalam di sidang akan langsung menemukannya.

#Menulis bagian kendala tanpa menjelekkan tempat magang

Hampir semua pedoman meminta bagian kendala atau hambatan, dan di sinilah orang terjebak. Menulis apa adanya terasa seperti menjelek-jelekkan, menulis tidak ada kendala terbaca malas.

Jalan keluarnya: tulis kendala sebagai jarak antara kondisi di lapangan dan kebutuhan pekerjaan, bukan sebagai kesalahan orang.

Alih-alih menulis bahwa data dari cabang sering terlambat karena stafnya tidak disiplin, tulis bahwa rekap dari cabang masuk pada waktu yang beragam karena pengirimannya belum terjadwal, sehingga penyusunan laporan mingguan sering dimulai setelah hari kerja terakhir. Isinya sama, tapi yang dibahas prosesnya.

Tiga aturan praktis:

Arahkan ke proses, sistem, atau keterbatasan sumber daya, bukan ke individu. Jangan menulis nama atau jabatan seseorang di bagian kendala.
Masukkan kendala dari sisi dirimu juga. Belum terbiasa dengan istilah internal di dua pekan pertama adalah kendala yang jujur dan membuat bagian ini seimbang.
Pasangkan tiap kendala dengan apa yang kamu atau tim lakukan untuk mengatasinya. Kendala tanpa penyelesaian terbaca sebagai keluhan.

Ingat juga bahwa laporan magang sering dibaca pembimbing lapangan sebelum ditandatangani. Kalimat yang kamu tidak siap bacakan di depan mereka sebaiknya ditulis ulang.

#Bagian yang wajib ikut pedoman kampusmu sendiri

Daftar ini yang paling sering jadi penyebab revisi, dan tidak satu pun bisa diambil dari contoh di internet:

Jumlah dan judul bab, termasuk apakah ada bab khusus pembahasan.
Format halaman, jenis dan ukuran huruf, spasi, dan margin.
Sistematika penomoran subbab serta cara menamai tabel dan gambar.
Lembar pengesahan dan siapa saja yang harus menandatanganinya.
Lampiran wajib, biasanya logbook, surat keterangan selesai magang, dan lembar penilaian pembimbing lapangan.
Gaya sitasi dan daftar pustaka.
Batas jumlah halaman kalau ada.

Kalau pedoman prodimu meminta bagian analisis data, misalnya survei kecil terhadap pengguna atau karyawan, tentukan jumlah respondennya dengan dasar yang bisa dipertanggungjawabkan, bukan angka bulat yang terasa cukup. Kalkulator ukuran sampel Slovin bisa dipakai untuk itu.

#Kesalahan yang sering terjadi

Menyalin struktur bab dari laporan kampus lain, lalu harus menulis ulang setelah dicek pembimbing.
Menulis Bab 3 sebagai daftar tanggal dan kegiatan, tanpa proses dan tanpa keluaran.
Mengisi halaman dengan profil dan sejarah perusahaan yang disalin dari situs resmi. Bagian itu biasanya dibatasi dan tidak dinilai dalam.
Menuliskan kendala dengan menyebut orang.
Melampirkan logbook yang isinya tidak nyambung dengan uraian di Bab 3.
Baru meminta tanda tangan pembimbing lapangan setelah masa magang berakhir dan orangnya sudah sulit dihubungi.
Mengarang angka supaya laporan terdengar berbobot.

#Pertanyaan yang sering muncul

#Berapa panjang Bab 3 yang wajar?

Ikuti pedoman kampusmu. Kalau tidak disebut, tiga kegiatan utama yang diuraikan dengan pola enam titik di atas biasanya menghasilkan panjang yang pas tanpa perlu diisi basa-basi.

#Kalau selama magang saya cuma mengerjakan satu jenis pekerjaan?

Pecah pekerjaan itu menurut tahapannya, lalu tambahkan pengamatan prosesnya. Satu pekerjaan yang dipahami mendalam lebih mudah dipertahankan di sidang daripada lima pekerjaan yang disebut sekilas.

#Boleh memasukkan data internal perusahaan?

Tanyakan dulu ke pembimbing lapangan. Kalau tidak boleh, pakai angka yang disamarkan atau hanya rentangnya, dan tulis di laporan bahwa angkanya disamarkan atas permintaan tempat magang. Itu jauh lebih baik daripada menghapus seluruh bagian.

#Laporan magang bisa jadi bahan skripsi?

Sering bisa, terutama kalau kamu menemukan masalah proses yang layak diteliti. Perlakukan laporan sebagai sumber ide dan data awal, bukan sebagai bab yang tinggal dipindah. Urutan kerja skripsinya ada di panduan skripsi dari nol.

#Kapan sebaiknya mulai menulis?

Dari pekan pertama, sedikit-sedikit. Menulis laporan setelah magang selesai berarti menulis dari ingatan, dan ingatan kehilangan tepat bagian yang paling bernilai di Bab 3, yaitu detail prosesnya.

Kalau laporan ini juga kamu pakai untuk mengajukan konversi SKS, syarat logbook dan surat keterangannya dibahas di cara menghitung konversi SKS magang.